会議等ファシリテーションを行う前に、主催者の方参加の皆さんには連絡を行うと思います。

前回、各種の事項に関して準備を行うと解説しました。

告知は、この一部を参加する方に伝えるようになります。

１．開催日時
２．開催場所
３．集まる主旨（会議の主旨）
４．主催者（主催部署）
５．参加者　司会進行役（ファシリテーター）やメンバーの所属や個人名）、役割
６．議事内容　テーマ、目的、ゴール
７．配付資料　（特に事前に配付した方が良いモノ等）
８．準備事項　（配付資料を読み込んでコメントを考える等の準備事項）

上記の内容を一気に伝えることは少ないかもしれません。
まずは、日時と場所だけかもしれませんね。

しかし、本来は、XXのために、YYの時点で、ZZの時間をとって会議が必要ということが周知できれば参画する気になるでしょう。
しかも、「あなたには、XXの役割が重要」と事前に言っておけば、役割を果たそうと会議が活発になるでしょう。

○コメント

前回、会議の主催者が検討するコトに触れました。
考えたことは伝えないと伝わりません。

目的は、良い会議等によって、何かを変化させる（プロジェクトを進行させる等）だと思います。

『なんで』皆さんのお時間をとって会議を行うのか。

そして参画してもらうために、「多くの方が参画できるような情報を伝えよう。」そう主催者が考えて告知するようになれば、良い会議も増えてゆくことでしょう。